هوشمند سازی سازمان‌ها مبتنی بر ICT و تأثیر آن بر عملکرد در سازمان‌ها
پیشرفت‌های شگفت‌انگیز در فناوری‌های اطلاعات و ارتباطات (ICT) و استفاده تصاعدی حاصل از دستگاه‌های هوشمند، روش زندگی و کار ما را تغییر داده است. طیف گسترده‌ای از دستگاه‌های هوشمند مانند لپ‌تاپ، تبلت و تلفن‌های هوشمند، که توسط زیرساخت‌های فناوری اطلاعات پیشرفته تغذیه می‌شوند، به طور فزاینده‌ای سیار، قابل حمل و در دسترس هستند، که اجازه می‌دهد کار بیشتری از هر کجا و در هر زمان انجام شود
اصطلاح «کار هوشمند»
معمولاً برای توصیف حالتی استفاده می‌شود که به کارکنان اجازه می‌دهد تا وظایف کاری خود را در هر زمان و هر مکان با استفاده از فناوری اطلاعات و ارتباطات انجام دهند، در نتیجه در انجام کار انعطاف‌پذیرتر و کارآمدتر هستند.
معرفی کار هوشمند همچنین محیط کار را تغییر داده است زیرا به جای طراحی فیزیکی فضای کار بر ماهیت کار تمرکز بیشتری شده است. از اواسط دهه 2000، بسیاری از شرکت‌ها شیوه‌های کار هوشمند مبتنی بر فناوری اطلاعات و ارتباطات را به عنوان بخشی از تلاش‌های استراتژیک خود برای بهبود کارایی عملیاتی و رقابت شرکتی اتخاذ کرده‌اند.
یک دهه از زمانی که بسیاری از شرکت‌ها در کره جنوبی شروع به معرفی شیوه‌های کار هوشمند و ایجاد زیرساخت‌های کار هوشمند تحت ابتکار دولت کرده‌اند، می‌گذرد، و برخی از آن‌ها به‌آرامی در حال تطبیق باکار هوشمند هستند. انواع کار هوشمند متنوع است و معمولاً بر اساس زمان، مکان و منابع طبقه بندی می‌شود.
به عنوان مثال، کارمندان انتخاب می‌کنند که بر اساس یک برنامه انعطاف‌پذیر مانند ساعات کاری یا شیفت‌ها کار کنند، یا در محل‌های کاری جایگزین مانند یک دفتر هوشمند یا مرکز کار هوشمند که محیط کاری مناسبی را فراهم می‌کند، بدون نیاز به ماندن در صندلی‌های تعیین شده، کار کنند. اخیراً، همه‌گیری کووید-19 که در سال 2020 جهان را تحت تأثیر قرار داد، کار هوشمند را مجبور کرد که زودتر از آنچه انتظار می‌رفت به طور گسترده مورد استفاده قرار گیرد، زیرا فعالیت‌های به اصطلاح «بی‌دقت» در حال افزایش است.
انواع روش‌های کار هوشمند
به سه نوع عمده تقسیم می‌شوند: برنامه‌ریزی ساعات کاری ، مکان‌های کاری، و نحوه انجام کار. همه این ترتیبات کاری کارکنان را قادر می‌سازد تا زمان و مکان را برای کار مؤثرتر تعیین کنند، در نتیجه در نهایت کارایی کار را بیشتر می‌کنند.
مزایای کار هوشمند
مزایای زیادی برای کارکنان (بعد شخصی)، کارفرمایان (بعد سازمانی) و جوامع در کل (بعد اجتماعی) به همراه دارد. مزایای شخصی شامل کاهش زمان رفت و آمد، بهبود کیفیت زندگی، تعادل بهتر بین کار و زندگی، و افزایش کارایی و بهره وری کار است برای مزایای سازمانی، شرکت ها می توانند در فضای اداری و هزینه املاک صرفه جویی کنند، خود را در موقعیت جذب و حفظ کارکنان مجرب قرار دهند و وفاداری کارکنان را افزایش دهند. مزایای اجتماعی کاهش ترافیک، کاهش زمان صرف شده در سفر و کاهش مصرف انرژی را پوشش می دهد.
البته ذکر این نکته لازم است که 1)کیفیت پلت‌فرم‌های کار هوشمند در ترویج استفاده از کار هوشمند در سازمان ضروری است، بنابراین، ایجاد یک محیط فیزیکی حمایت‌کننده از کار هوشمند ضروری است.
2) نقش ها و وظایف افراد به هم مرتبط است.
3) هر چه کارکنان توانمندتر باشند، تخصیص کار هوشمند بیشتر آشکار می‌شود. علاوه بر این، ایجاد زیرساخت‌ها و خدماتی که از اتصال بین وظایف و ارتباطات پشتیبانی می‌کند ضروری است، زیرا ارتباط بیشتر وظایف و توانمندسازی بهتر باعث می‌شود کارهای بیشتری از طریق یک پلت فرم کار هوشمند انجام شود. این نشان می دهد که مرتبط بودن وظیفه (ویژگی های شغلی) و جو توانمندسازی (یک محیط سازمانی) تأثیر مثبتی بر تخصیص کار هوشمند دارد.
یافته‌های تحقیقات نشان می‌دهند که در هنگام ساختن سیستم‌های کار هوشمند، باید ویژگی‌های وظایف و محیط سازمانی و همچنین کیفیت سیستم را در نظر گرفت. حتی با یک پلت فرم کار هوشمند با کیفیت بالا، تخصیص کار هوشمند اگر با ویژگی های شغلی و محیط سازمانی سازگار نباشد، به درستی کار نخواهد کرد. بنابراین، نقش ها و وظایف فردی باید به هم مرتبط باشند و باید از طریق توانمندسازی، استقلال بیشتری به آن‌ها داده شود.
درک دقیق انگیزه کارکنان در مورد اینکه چرا از کار هوشمندانه استفاده می کنند ضروری است. اگرچه سازمان برای ارتقای سیستم های کار هوشمند ساخته شده است، استفاده از کار هوشمند با انتخاب کارکنان تعیین می‌شود. اگر شرکت‌ها یا سازمان‌ها به انگیزه یا دلایل کارکنان برای استفاده از کار هوشمند و نحوه حمایت از کارمندان خود توجه کنند، می‌توانند کار هوشمند را برای کارکنان و کل سازمان مناسب‌تر کنند.
در نهایت، سهولت استفاده درک شده بیشترین تأثیر را بر تخصیص کار هوشمند در میان سایر عوامل دارد. این یافته نشان می دهد که سهولت استفاده از دستگاه ها یا خدمات پشتیبانی کننده از کار هوشمند منجر به سطوح قابل توجهی از تخصیص می‌شود. بنابراین، شرکت ها باید اولویت بیشتری برای ساخت پلتفرم های کاربر پسند و خدمات پشتیبانی داشته باشند.
ارزیابی عملکرد هوشمند
شرکت‌ها روزانه با چالش‌هایی مانند ادغام، اکتساب، فناوری‌های جدید و بازار بسیار پویا روبرو هستند علاوه بر این، در عصر دیجیتال، شرکت‌ها با چالش‌های جدیدی مانند حجم زیاد داده، نیاز به مدل‌های سازمانی به‌روز، همکاری و همکاری بین سازمان‌ها یا افزایش چابکی دارند. برای رسیدگی به این چالش‌ها، سازمان‌ها دائماً در حال حرکت هستند و فعالیت‌های تحول یا بهبودی را انجام می‌دهند که می‌تواند به آن‌ها اجازه دهد شکاف بین جنبه‌های سازمانی همانطور که هست و حالت آینده را ببندند. این حرکت در جهت دستیابی به اهداف مختلف مانند استانداردسازی، بهبود کیفیت، انطباق با مقررات یا ارتقای مدیریت ریسک است.
اولین گام این فعالیت‌های حرکتی اغلب مبتنی بر انجام ارزیابی‌ها برای آشکار کردن حالت واقعی است. اما، ارزیابی ها اغلب برای شرکت ها از نظر زمان و منابع گران هستند درواقع فرآیندهای ارزیابی از مجموعه ای از فعالیت های پیچیده تشکیل شده است که نیازمند مشارکت ارزیابان خبره است. همچنین به داده های ورودی برای توصیف موجودیت ارزیابی شده نیاز دارد که باید در طول یک فعالیت جمع آوری داده جمع آوری و تأیید شود. اگر ارزیابی به صورت دستی انجام شود، ممکن است به دلیل اشتباهات احتمالی انسانی منجر به خطاهایی در نتایج ارزیابی شود. این موضوع با حرکت فعلی شرکت‌ها به سمت دیجیتالی‌سازی، که مقادیر زیادی از داده‌های ناهمگن تولید شده در زمان واقعی را فراهم می‌کند که باید هنگام انجام ارزیابی‌ها در نظر گرفته شوند، تشدید می‌شود.
برای ارزیابی کیفی، استحکام نتیجه به شدت به تخصص ارزیابان وابسته است. یکی دیگر از چالش‌های ذاتی فرآیند ارزیابی، بر اساس پویایی موجودیت ارزیابی شده است. تغییرات وضعیت آن باید بر روی داده‌های مورد استفاده برای انجام ارزیابی و طبیعتاً در ارزیابی به‌سوی چارچوب مفهومی برای ارزیابی هوشمند در سازمان‌ها منعکس شود.
عوامل هوشمندسازی سازمانی چگونه ممکن است بر سازمان‌ها تأثیر بگذارند؟
داستان های مربوط به تأثیر فناوری بر سازمان‌ها فراوان است. انتظار می رود عوامل هوشمندسازی سازمانی دارای تعدادی ویژگی جالب باشند. سه ویژگی از این قبیل که در محیط سازمانی مهم هستند عبارتند از: شکستن مرزها، گسترش ارتباطات و ذخیره سازی. این سه عوامل بسیار مهم هستند زیرا بر قابلیت‌های پردازش اطلاعات اساسی سازمان تأثیر می‌گذارند.
عوامل هوشمندسازی سازمانی به عنوان مرز شکن در داخل و بین مرزهای سازمان وجود دارد. برای بسیاری از سازمان‌های شبکه، مرز بین سازمان‌ها، بین آنچه «داخلی» و «خارجی» است، عملاً از بین رفته است. عوامل هوشمندسازی سازمانی، مرزهای بیشتری را خواهند شکست. به ویژه، آن‌ها مرزهای اطراف افراد، وظایف و منابع را قابل نفوذ خواهند کرد. به عنوان مثال، آواتارها می توانند از طرف یک انسان برای برنامه ریزی قرار ملاقات یا پاسخ به سؤالات معمولی عمل کنند.
سازمان‌ها سیستم های پیچیده ای هستند. با حرکت به دنیای سازمان‌های هوشمند، درک اینکه چگونه این عوامل ممکن است شکل سازمان‌ها را تغییر دهند ضروری است.
