طراحی و ایجاد داشبورد مدیریتی و کمک به تصمیمات مدیران

بیشتر بدانید: شاخص های کلیدی عملکرد + 20 نمونه داشبورد شاخص کلیدی عملکرد

بیشتر بدانید: دانلود نمونه فایلهای داشبورد مدیریتی در اکسل

بیشتر بدانید: نحوه ایجاد داشبورد در اکسل به همراه نمونه عملی + الگوی رایگان داشبورد اکسل

بیشتر بدانید: مروری بر 8 بهترین ابزار داشبورد مدیریت پروژه

سوال مهم و کلیدی: آیا داشبورد گزارش گیری معمولی نیازهای شما را برآورده نمی کند؟

داشبوردهایی را که در بالا فهرست کردیم، ابزارهای عالی برای مقابله با مجموعه‌های کلان داده‌ها هستندآنها به شما اجازه می‌دهند تا به سرعت تجسم کنید، برش دهید و و انتخاب نمایید.

اما این داشبوردها تنها یک ابزار در جعبه ابزار مدیریت شما هستند. آنها یک عکس فوری از داده ها از یک نقطه در زمان ارائه می دهند. به عنوان مدیر، ما باید آن اطلاعات را تفسیر کنیم، آن ها را تجزیه و تحلیل کنیم، برای پاسخ خود برنامه ریزی کنیم و سپس پیگیری کنیم. به عبارت دیگر باید مدیریت کنیم.

اینجاست که داشبورد استراتژیک وارد می‌شود. اگر در هر یک از ۷ دسته زیر قرار می‌گیرید، داشبورد گزارش‌دهی اولیه کافی نیست، و شما نیاز به داشبورد استراتژی دارید.

درچه مواقعی ما به داشبورد استراتژی نیازمند هستیم:

1.شما نیاز به بینش مدیریتی دارید.

شما می دانید که یک گل از دست رفته است، اما نمی دانید چرا.

در حالی که داشبوردها ابزارهای عالی برای نشان دادن تجزیه و تحلیل داده ها به روش های بصری جذاب هستند، آنها نمی توانند پیشینه را به شما بگویند. اینجاست که بینش مدیریت وارد می شود. بینش چیزی است که مدیران خوب را از مدیران بزرگ جدا می کند. مدیران بزرگ زمینه وسیع تری از داده های گزارش شده توسط داشبوردها را درک می کنند و می توانند آن داده ها را به دانشی تبدیل کنند که تصمیم گیری موثر را هدایت می کند.

2.شما به یک سیستم هشدار اولیه نیاز دارید.

تنها چیزی که بدتر از خبر بد است، خبر بد خیلی دیر است.

تیم مدیریت شما زمانی که اخبار بد اجتناب ناپذیر است، نیاز به تدارکات دارد. داشبوردها به شما نشان می دهند که در حال حاضر چه اتفاقی می افتد. اما گاهی لازم است بدانید در آینده چه اتفاقی خواهد افتاد. اینجاست که شاخص های پیشرو وارد عمل می شوند. با متعادل کردن شاخص‌های پیشرو (اندازه‌هایی که به شما در پیش‌بینی مسائل کمک می‌کند) با شاخص‌های عقب مانده (اندازه‌هایی که به شما نشان می‌دهد چه چیزی اشتباه یا درست است)، می‌توانید ببینید چه زمانی شرایط سخت می‌شود و کمی زمان برای برنامه‌ریزی خواهید داشت. و آنها را پیش بینی کنید.

برای اینکه یک سیستم هشدار اولیه کار کند، به پاسخگویی مدیریتی برای شاخص های خود نیاز دارید. شاخص‌های پیشرو و عقب مانده کافی نیستند – شما باید بتوانید به هر دو نوع شاخص نگاه کنید و بفهمید که چه چیزی باعث حرکت آنها در هر جهتی می‌شود، خواه شرایط کلی اقتصادی باشد یا چیزی خاص برای سازمان شما.

3.شما به پیشینه نیاز دارید. اگر تاریخ خود را ندانید، محکوم به تکرار آن هستید.

“آیا ماه گذشته روی این شاخص قرمز بودیم؟” “چرا ما در این ماه در یک مکان هستیم؟” “چه تفاوتی در مورد این ماه وجود دارد؟” “ما در مورد آن چه می کنیم؟” “آیا تغییرات ما کمک کننده است؟” پرسیدن این سوالات ضروری است، اما نمی‌توانید پاسخ‌ها را در گزارش داشبورد خود بیابید. داده های بلادرنگ مفید هستند، اما استراتژی توسط داده های انبوه به همراه تجزیه و تحلیل هدایت می شود. شما به یک نقشه نیاز داریدیک ابزار یا چندین ابزار که بتواند به شما نشان دهد ماه گذشته کجا بودید، در آن زمان قصد داشتید در مورد آن چه کاری انجام دهید و نتیجه آن. با داشتن یک راهنمای متنی، می‌توانید نقاط مشاجره، موانع و فرصت‌های قبلی را شناسایی کرده و با مهارت بیشتری روی آنها مانور دهید. ممکن است بتوانید تجزیه و تحلیل برخی از اقدامات خود را به یک تحلیلگر محول کنید، اما این اقدامات باید به اهداف یا اهداف سازمان شما مرتبط باشد. شما نمی توانید تجزیه و تحلیل مورد نیاز برای درک پیشرفت خود در جهت دستیابی به اهداف خود را واگذار کنید – این نیاز به تفکر گسترده و تجربه رهبری دارد.

4. شما باید به  داده های گسترده سازمانتان نگاه می کنید. نگاه کردن به تصویر بزرگ نیاز به یک لنز خاص دارد.

در حین رانندگی، اگر فقط روی چیزی که مستقیماً در مقابل شما قرار دارد تمرکز کنید، در خطر زیرگرفته شدن کامیونی هستید که دارد از کناره به شما نزدیک میشود. همین امر در مورد مشاغل نیز صادق است: شما به اطلاعاتی نیاز دارید که از سراسر شرکت شما گردآوری شده باشد، نه فقط از منابع داده ای که فوراً در دسترس هستند (در دفتر، بخش، یا در طبقه شما) تا بتوانید تصویر کاملی از آنچه در آن اتفاق می افتد را ببینید. سازمان شما همان اطلاعاتی که جمع آوری آن در سراسر سازمان دشوار است، سازماندهی استراتژیک در صورت و زمانی که گردآوری شود، می تواند حتی دشوارتر باشد. داشبوردها ابزارهای مفیدی برای ارائه داده‌های بزرگ هستند. شما می‌توانید قطعات کوچک داده‌ها را به روش‌های مختلف برش دهید و همچنان چیزهای جدیدی برای صحبت پیدا کنید. با این حال، بررسی‌های مدیریتی به داده‌های گسترده بستگی دارد – داده‌هایی که در سیستم‌های منابع در سراسر شرکت وجود دارد.

5.شما باید آیتم های اقدام را ببینید.

چگونه بفهمیم که به تمام تعهدات خود عمل کرده ایم؟

آیا جلسه ای تشکیل داده اید تا در مورد پیشرفت صحبت کنید و متوجه شوید که یادتان نیست در جلسه گذشته به چه تغییراتی متعهد شده اید؟ سوالاتی مانند “آخرین بار چه چیزی را متعهد شدیم؟” و “آیا ما به تعهدات خود عمل کرده ایم؟” نمی توان تنها با داشبورد پاسخ داد. چرا؟ موارد اقدام در آنجا ثبت نمی‌شوند. آنها معمولاً در یک سیستم مدیریت پروژه زندگی می کنند یا به سادگی روی کاغذ ثبت می شوند – هیچ یک از این راه ها با قابلیت های داشبورد نمی گنجد. این بدان معناست که پس از جلسه بررسی مدیریت شما، موارد اقدام یا فراموش می شوند یا بررسی نمی شوند.

مهم است که این کارهای ناتمام و یادآوری ها را دست کم نگیرید. آن‌ها مانند شمع‌ها هستند: آیتم‌های اکشن پروژه‌های جدید را تحریک می‌کنند، رفتارها را تغییر می‌دهند و کسب‌وکار شما را در تمام سیلندرها فعال می‌کنند. تیم شما نمی تواند آنها را فراموش کند. بدیهی است که بیشتر کارها خارج از جلسات اتفاق می افتد – به همین دلیل است که باید مطمئن شوید که کاری را که با آن موافقت کرده اید در جلسات بحث استراتژیک انجام می دهید.

6. شما به پیوند استراتژیک نیاز دارید.

آیا برای دستیابی به اهداف استراتژیک بلندمدت خود در حال پیشرفت هستیم؟

استراتژی باید در هسته هر تصمیم بزرگ تجاری باشد. اما استراتژی یک بازی بلندمدت است – نباید بر اساس نتایج عملیاتی آخرین ساعت، روز یا حتی ماه تغییر کند. داشبوردها برای نشان دادن این معیارهای عملیاتی بلادرنگ بهینه شده اند. در حالی که این اقدامات برای ردیابی حیاتی است، اقدامات استراتژیک یک دیدگاه بلند مدت ارائه می دهد. به عنوان مثال، در حالی که ممکن است یک معیار بر اساس فرمول داشبورد “سبز” باشد، ممکن است برای یک استراتژی بلند مدت “زرد” باشد. تنها با پیوند به استراتژی این امر متقن می شود. پیوند استراتژیک به شما جزئیاتی در مورد اینکه چگونه همه قطعات با هم قرار می گیرند، چه چیزی ممکن است اشتباه باشد و چگونه عملکرد را افزایش دهید به شما می دهد – در نهایت به شما کمک می کند به این سوال پاسخ دهید که “آیا ما کارهای درستی انجام می دهیم؟”و اینکه  “آیا ما کارها را درست انجام می دهیم؟”

7.شما به همسویی سازمانی و پروژه ای نیاز دارید.

آیا پول خود را در دهان خود می گذارید؟

حتی اگر داشبورد خوبی با معیارهای زیبا دارید، باید پروژه ها و بودجه خود را به آن مرتبط کنید تا مطمئن شوید که تلاش و هزینه خود را در جایی که استراتژی خود دارید انجام می دهید. داشبوردها معمولاً زمانی کوتاه می آیند که روی اقدامات متمرکز شوند و کل تصویر سازمان شما را نبینند. به عنوان مثال، یک داشبورد به تنهایی نمی تواند به شما در پاسخ به سوالات زیر کمک کند:

    آیا پروژه های شما با اهداف شما مرتبط است؟

    آیا آنها در مسیر و بودجه هستند؟

    آیا با پروژه به آن چیزی که امیدوار بودید می رسید؟

برای هدف گذاری در سطح بالا (و رسیدن به آن)، باید داده های کمی و کیفی بیشتری نسبت به داشبورد در نظر بگیرید. شما باید به پروژه ها و بودجه خود نگاه کنید و مطمئن شوید که سیستم اندازه گیری شما داستان کامل استراتژی سازمان شما را بیان می کند.

نمونه‌های داشبورد مدیرتی بالا می‌توانند شما را راهنمایی کنند و ایده‌هایی را در مورد نحوه ساختار داشبوردسازمانتان به شما بدهد تیم متخصص ما در کنار شما هست.

داشبورد مدیریتی چیست؟

داشبورد مدیریتی به مدیر سازمان، تصاویری را در یک نگاه از عملکرد کلی سازمان ارائه می دهد.

چرا به داشبورد مدیریتی نیاز دارید؟

شما باید به سرعت به تغییرات در عملکرد کسب و کار خود پاسخ دهید. بدون داشبورد مدیریتی، انجام این کار دشوار است.

چه زمانی باید از داشبورد مدیریتی استفاده کرد؟

داشبوردهای مدیریتی زمانی مفید هستند که سعی کنید داده های مهم را به سرعت خلاصه کنید تا تیم شما تصمیمات مبتنی بر داده  بگیرد. فراتر از بررسی داشبورد خود در طول جلسه گزارش استراتژی منظم خود، باید از داشبورد مدیریتی  نیز در زمانی که معیارهای خاصی در معرض خطر هستند استفاده کنید.

داشبورد مدیریتی باید شامل چه مواردی باشد؟

داشبورد مدیریتی شما باید شامل اطلاعات سطح بالا باشد تا مدیر ارشد سازمان به راحتی از طریق آن تصمیم بگیرد. شاخص‌های کلیدی عملکرد و پروژه‌های برتر شرکت شما در تصاویری قابل درک، مهم‌ترین چیزهایی هستند که باید در داشبورد مدیریتی خود قرار دهید.